La gestión del documento electrónico

La gestión del documento electrónico constituye un auténtico cambio de paradigma. Estamos viviendo un momento histórico y el documento electrónico es el eje sobre el cual pivota una gran transformación que viene de la mano de la tecnología, pero que va mucho más allá. Si hemos entendido bien lo que supone este gran desafío, al final del proceso nos encontraremos con una administración mucho menos burocrática y altamente proactiva, capaz de prestar un mejor servicio al ciudadano y facilitarle la vida. A pesar del protagonismo del documento electrónico en todo este proceso, no hay una normativa que lo aborde en su conjunto, ni siquiera bibliografía que desgrane todos los aspectos relacionados con el mismo.

Es por ello que esta obra lleva a cabo una aproximación a la materia y lo hace desde diferentes ángulos, con la vocación de convertirse en una guía de aplicación para que resulte de utilidad a todos los profesionales vinculados a esta transformación digital.

Participan en la obra 30 especialistas que cuentan con una probada y dilatada trayectoria profesional (gestores, archiveros, informáticos y juristas). Esa visión multidisciplinar se traduce en 40 artículos y dos anexos (glosario y preguntas frecuentes), a través de los cuales se recorre el marco administrativo, la gestión, el proceso, las herramientas, la organización, los futuribles, etc. El elemento común de todos ellos es el objetivo compartido de ofrecer una guía que identifica todos los aspectos del documento, los comenta en profundidad y desgrana su aplicación práctica ofreciendo criterios orientativos. En definitiva, pretende ser el libro de cabecera para todos aquellos profesionales que asumen algún papel protagonista en el proceso de implantación de la administración electrónica.

Índice:

Prólogo. Fernando de Pablo Martín

Abreviaturas

INTRODUCCIÓN

El día en que los documentos hablen entre ellos. Gerardo Bustos Pretel

PARTE 1

MARCO NORMATIVO Y ADMINISTRATIVO DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

1. ¿Cómo aplicar la normativa dispersa sobre gestión del documento electrónico? Carlota Bustelo Ruesta
2. El documento electrónico en el centro del mundo digital. Gerardo Bustos Pretel
3. El expediente administrativo y la idea de grupo. Gerardo Bustos Pretel
4. El archivo electrónico único es una idea digital. Gerardo Bustos Pretel

PARTE 2

GESTIÓN DEL DOCUMENTO

1. El material hace al documento: entre la arcilla y la electrónica. José Ramón Cruz Mundet
2. Política de gestión de documentos-e, los planos de la casa. Gerardo Bustos Pretel
3. Los metadatos en la gestión de documentos. José Luis García Martínez
4. El documento electrónico y sus interacciones normativas (I). La protección de datos personales en el RGPD. Concepción Campos Acuña
5. El documento electrónico y sus interacciones normativas (II). Acceso a la información, transparencia y garantías. Concepción Campos Acuña
6. La seguridad del documento. Miguel A. Amutio Gómez
7. De la gestión documental a la gobernanza de la información: el cuarto pilar del gobierno abierto. Joan Soler Jiménez
8. El documento electrónico en la administración de justicia. Fátima Rodríguez Coya
9. Ante los nuevos modelos de reingeniería documental. Joan Carles Faus Mascarell

PARTE 3

1. PROCESOS DEL DOCUMENTO
2. El registro único y a la asistencia al ciudadano en materia de registros. Borja Colón de Carvajal Fibla
3. La normalización de la forma y tipo de documentos en la tramitación administrativa electrónica.Alfonso Díaz Rodríguez
4. Digitalización. Josefina Otheo de Tejada Barasoain
5. Derechos documentales en la nueva ley de procedimiento administrativo común. La copia auténtica.Luis Pomed Sánchez
6. Captura del documento. José Luis García Martínez y Laura Flores Iglesias
7. El proceso de clasificación de documentos: formalización y mantenimiento. Alfonso Díaz Rodríguez
8. La firma en los procesos de gestión del documento electrónico. Álvaro Tapias Sancho
9. La calificación de documentos electrónicos, ¿más allá de la valoración de documentos? Beatriz Franco Espiño
10. La clasificación como proceso para la gestión de documentos electrónicos. Beatriz Franco Espiño
11. Conservación y preservación. Eva Roca i Marqués
12. Reutilización de documentos del sector público. Aleida Alcaide García
13. Eliminación de documentos electrónicos. Alejandro Millaruelo Gómez y Andoni Pérez de Lema Sáenz de Viguera

PARTE 4

HERRAMIENTAS DEL DOCUMENTO

1. La interoperabilidad del documento electrónico. Retos y escenarios. Julio Cerdá Díaz
2. El archivo electrónico: principios funcionales y técnicas para su diseño. Rosa Martín Rey y Javier Hernández Díez
3. El repositorio: donde viven los documentos electrónicos. Andrés Pastor Bermúdez
4. La digitalización del registro como paradigma de la nueva administración pública. Manuel Ruiz del Corral
5. Punto de Acceso general y carpeta ciudadana. Laura Flores Iglesias
6. Plataforma de intermediación. Laura Flores Iglesias
7. Los instrumentos de firma, sello y certificación. Nacho Alamillo Domingo

PARTE 5

COLATERALES DEL DOCUMENTO

1.  Conservación a largo plazo de bases de datos. Alejandro Millaruelo Gómez
2.  Conservación a largo plazo de mensajes de correo electrónico. Alejandro Millaruelo Gómez
3.  Formatos especiales. José Luis García Martínez
4.  El documento electrónico y sus soportes. José Luis García Martínez y Alejandro Millaruelo Gómez

PARTE 6

ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO

1. Transformación digital de los modelos nacionales de gestión de documentos. Joaquim Llansó Sanjuan
2. El entorno europeo del documento. Miguel A. Amutio Gómez
3. ¿Dónde colocamos al máximo responsable del documento electrónico? Gerardo Bustos Pretel
4. La gestión documental como premisa de la administración digital. Bases legales. César Herrero Pombo

 ANEXOS

1. Preguntas frecuentes. Gerardo Bustos Pretel y José Luis García Martínez
2. Glosario de términos y conceptos relativos a documento, expediente y archivo. Miguel Solano Gadea